구슬이 서말이라도 꿰어야 보배다.

자신이 비즈니스를 운영하거나, 또는 회사에 근무를 하는 경우 많은 고객을 응대할 기회가 생깁니다. 이때 취득한 정보를 체계 있게 관리하는 것이 고객에게 서비스를 증대할 수 있고 회사에도 이익을 창출할 수 있습니다.

특히 담당자가 퇴사를 하거나 타 부서로 옮기는 경우 기록을 체계 있게 남겨 놓지 않으면 새로 근무하는 사람은 모든 것을 새로이 시작할 수 밖에 없게 됩니다. 단골 고객임에도 그에 합당한 대우를 해주기 어려워 고객에게 오해를 살 경우도 생깁니다. 서류를 찾다가 시간을 다 보내 시기를 놓치는 경우도 생길 수 있고요..

우리말에 "구슬이 서말이라도 꿰어야 보배다" 란 말이 있습니다. 정보란 무엇인가? 정보는 흩어진 구슬을 꿰는 것과 같습니다. 구슬을 어떻게 꿰는냐에 따라 목걸이도 되고 팔지도 되고 그리고 귀걸이도 만들 수 있습니다.

정보란 수집도 중요하지만 분류, 가공 능력에 따라 해당 비즈니스나, 기관에 커다란 파워를 제공해 줍니다.

이제부터 정보 관리의 기본인 기록 방법과 관리 방법에 대해 말씀 드립니다. 모든 것에 왕 도란 없듯이 저마다 맞다고 생각하는 방법이 따로 이 있을 수 있음을 미리 밝혀 둡니다.

섭외일지

섭외일지는 일반 노트를 사용하면 됩니다. 날짜를 적어 넣고, 고객을 면담하거나 전화 통화를 한 경우 순차적으로 적어 나갑니다. 한 곳과 커뮤니케이션이 끝나면 두줄 정도 여유를 두고 선을 하나 긋습니다. 혹시 추가 내용이 있을지 모르기 때문 입니다. 이것은 아주 간단하면서도 정보의 기초 자료서로 일자 별로 확인하는데 도움을 줍니다. 이때 가능하면 시간도 함께 적어 넣으면 좋습니다. 꼭 고객과 협의 내용만 넣는 것이 아니라 일어나는 모든 일를 기록한다고 생각하면 됩니다. 노트의 표지에는 라벨을 붙이고 언제부터 언제까지 사용했는가를 기록 합니다.

여기까지는 많은 사람들이 행하고 있습니다. 중요한 것은 다음에 언급하는 섭외 카드 입니다.

섭외 카드

섭외 카드라 하여 실제로 카드를 사용할 필요는 없습니다. Staples 에가면 왼쪽에 구멍 3개가 있는 노트를 팝니다. 정확이 말해서 노트가 아니고 노트와 같은데 낱장으로 이루어 진 것입니다. 150장 짜리가 $3.00 미만 입니다. 이 노트 상단에 고객의 회사 명, 담당자 명, 주소, 전화번호, 이메일 주소를 기록합니다. 이미 섭외 일지에 기록되어 있는 내용을 고객 별로 분류하여 다시 한번 기록 하는 것이죠. 이렇게 하면 고객 별, 일자 별로 진행 상황이 일목 요연하게 기록 됩니다. 아까 정보 관리란 흩어진 구슬을 꿰는 것과 같다고 말했는데, 그 정보의 구슬을 고객 별로 꿰는 것입니다. 고객 카드에는 기록만 하는 것이 아니라 필요하다고 생각하는 자료를 붙이기도 하고 같이 묶기도 합니다. 이렇게 하여 두장 이상이 되면 스테이플러로 고정을 시킵니다. 다음에 한장 더 추가 할 때에는 스페이플 제거 용 꺽쇠를 이용하여 스테이플을 제거하고 다시 새로운 낱장 노트와 합쳐서 스테이플을 찍어 줍니다. 이렇게 하는 이유는 부피를 최소화 하기 위함 입니다.

이렇게 정리된 섭외 카드를 이제부터는 자기에게 맞게 분류하여 파일에 넣어 보관 합니다. ABC 순으로 할 수도 있고, 도시 별로도 정리 할 수도 있습니다. 이렇게 하여야 해당 섭외 카드를 필요시 즉시 찾아 사용할 수 있습니다. 정보 관리의 중요한 기능 중 하나는 즉시 Access 가 가능해야 합니다.

혹시 회사에 근무하는 직원 입니까? 상사와 정보를 공유하고 싶습니까? 그렇다면 섭외 일지를 매일 결제를 올려서 상사의 서명을 받도록 하십시오. 물론 섭외 카드도 같습니다. 이때 상사는 자신의 의견이나 지시 사항을 해당 섭외 일지나 정보 카드에 메모 해 넣을 수 있습니다. 이렇게 하면 상사와 부하 직원이 고객에 대한 정보를 공유하게 됩니다. 또 한가지 부하 직원에게 좋은 것은 자신이 한 일을 일일이 상사에게 설명하기 쉽지 않지요? 나를 상사가 알아주지 않는다 구요? 정보 공유를 이유로 나에 대해 충분이 상사에게 알리는 방법이 될 수도 있습니다.

DayMinder

이것 역시 Staples 에 가면 구입 할 수 있는데, 많은 사람들이 사용하는 일정 관리 노트 입니다. 노트를 열면 일주일 계획이 한눈에 보이는 얇은 것으로 선택 합니다. 고객을 관리하면서 약속을 하고, 추진 계획을 세우게 마련인데, 해당 약속, 계획을 이곳에 기록 하는 것입니다. 할 일을 넣는다고 생각하면 됩니다. 그리고 실시한 것은 채크 표시를 해 주고요.

Outlook

이것은 귀찮기는 하지만 할 수 있다면 아주 좋습니다. 컴퓨터 타이핑 속도가 좀 있어야 합니다.

먼저 Contact Info 입니다. First Name, Last Name, Company Name 등이 있는데 다 무시하고 그냥 First Name 란에 한 줄로 넣는 것이 제일 좋습니다. 예) Langley-ABC Company-Paul Kim. 이렇게 하는 것이 제일 간단하고 사용하기가 좋습니다. 물론 전화번호, 이메일 등은 해당란에 기록 해야 합니다. 메모란 에는 섭외 카드 내용을 기록하면 스마트폰에서 해당 고객의 연락처와 진행 내용을 한꺼번에 사무실 밖에서도 확인 가능 합니다. 섭외 카드를 전부 가지고 다닐 수는 없지 않습니까? 면담 계획이 있다면 만나기 전에 지금까지 의 기록 내용을 살펴보고 면담을 하면 좀 더 효과적인 면담을 기대할 수 있습니다. 이 경우 기록은 컴퓨터에서 하고, 모바일과 싱크를 통해 컴큐터 기록내용과 일치 시킵니다. 모바일 폰에서 기록하기는 너무 어려우니까요..

기록하는 것이 너무 많다고요? 그렇기는 합니다. 그러나 한번 정리할 때마다 해당 고객을 좀 더 머리에 각인 할 수 있는 장점이 있고, 기록에 따른 엄청난 혜택이 있습니다.

그러나 부지런하고 꾸준히 해야 그 효과를 누릴 수 있습니다.
 
PS: TASweb.ca 에서 제공하는 Intranet Service 를 이용하면 보다 체계적이고 인터넷이 되는 곳이면 시간과 장소를 불문하고 또는 어떤 기기 (스마트 폰 포함)를 사용하더라도 효과적으로 고객 정보를 관리 할 수 있습니다. 상기의 섭외정보 관리는 물론 자료실 등도 한 곳에서 경제적인 비용으로 이용 할 수 있습니다.
 
>>>TAS Marketing<<<