문서 관리도 마케팅이다.

오늘은 서류관리에 대하여 말씀 드리려 합니다. 서류를 관리하는 것이 마케팅하고 무슨 상관 관계가 있냐고 생각 할 수 있지만, 체계 있는 문서 관리는 비즈니스에 있어 커다란 경쟁력입니다.
실제로 어떤 대기업의 경우,중요한 서류를 찾는데 1개월 이상 소요하고, 전에 근무했던 직원을 모두 찾아 확인 해 보았지만 결국은 찾지 못한 경우를 보았습니다. 서류 관리의 허점을 갖고 있어 많은 시간을 소비하고도 문제를 해결 하지 못한 경우 이지요.
문서는 보관과 보존으로 나누어지는데, 보관 문서는 현재 사용 중인 문서를 말하고, 보존 문서는 장기간 보존하는 문서를 말합니다. 예를 들어 회사의 현재 회계연도Invoice 는 보관 문서이고,그 이전의Invoice는 보존 문서라 말할 수 있습니다.보존 문서는 다시 영구 보존 문서와, 일정 기간을 보존하는 문서로 나누어 질 수 있습니다.
비즈니스를 신규로 계획하거나,현재 운영하고 있다면, 서고의 설치를 감안해 보시기 바랍니다.대부분의 소규모 소매업의 경우 서류관리 및 사무 공간을 확보하지 않아 매일 일어나는 귀중한 경영 자료가 질서 있게 보관되지 못하는 경우가 많이 있습니다. 다음의 내용은 서류를 어떻게 보관하는 것이 좋은지, 어떤 도구를 사용하는 것이 좋은 지를 말씀 드립니다.

Invoice
이것은 상품이나 서비스를 판매할 때 만들어지는 청구서,영수증 이라 말 할 수 있습니다. 많은 회사들이 이를, ABC 순이나, 가나다 순으로 파일 박스에 보관하고 있습니다. 필요할 때 찾기 쉽게 한다고 그렇게 하는 것이지요. 캐나다의 경우 세무서에서 세무 감사를 나오는 경우 구매 서류와 판매 서류를 월 별로 요구 하고 있습니다. 예를 들어 지난해의 3월 , 7월, 9월의 구매 서류와 판매 서류, 금년의 3월, 4월의 구매 서류와 판매 서류를 준비해 놓으라고 요청 후 실제 감사가 시작 됩니다. 이렇게 되면 ABC 순으로 관리하고 있는 경우 지난 자료를 모두 월 별로 다시 정리해서 제시 해야 합니다. 뿐만 아니라 여러 개의 서류 폴더가 필요하게 됩니다. 이를 단순 화 하는 방법은 서류 발생 순으로 파일링 하는 것입니다. Staples에 가면 “Letter Binding Case” 라는 제품이 있습니다.6/Pack 들어가 있는것이 $18.39 로 표시되어 있더군요.

 

여기에 Invoice를 펀치를 이용하여 구명을 뚫은 후 번호 순서대로 역 순으로 보관 하는 것입니다.역 순으로 보관 한다는 것은 최근 것이 위에 있고 이전 것은 밑에 있다는 뜻입니다.여기에서 문제는 필요시 찾는 방법인데,Accounting Program을 사용 할 것을 권유 하고 싶습니다. QuickBooks 같은 Accounting Program은 회계 업무를 알지 못하는 사람이라 하더라도, 쉽게 이용할 수 있습니다. (TAS에서는 회계 프로그램 설치와 사용법을 알려 드리는 서비스를 제공하고 있습니다.) Accounting Program을 이용하여Invoice를 발행한 경우 다양한 방법으로 Search가 가능 합니다. 거래처 명은 물론이고, 일자, 금액 등으로도 찾을 수가 있습니다. 그렇게 하여 번호를 확인하면, 번호 별로 관리되는Invoice를 찾는 것은 순간이라 할 수 있습니다.한 권의 파일이 만들어지면 From, To의 일자를 기록 후 보관하면 됩니다.캐나다 정부에서는6년간 보관 할 것을 요구하고 있는 바, 7년 후에 폐기하면 될 것으로 사료 됩니다. ABC 순, 거래처 별로 관리하는 것보다 공간을 최소화 할 수 있고,필요시 찾는 속도도 빠릅니다. 대금 결제 기록도 이중으로 하여 실수를 예방 합니다. Accounting Program 에 결제 받은 사실을 입력하는 것은 물론,인보이스에도 “Posted” 고무인을 찍고,대금을 받은 일자와 금액, 수표 번호 등을 기재 합니다. 이렇게 해야 확실한 대금 회수 내용을 알 수 있게 됩니다.

Purchasing Invoice
이것은 구매에 대한 영수증 보관 입니다.인보이스 보관과 마찬가지로 펀치로 구명을 뚫은 후, 같은 규격의 Binding Case에 보관 합니다. Cash Register 등으로 발행된 작은 사이즈의 영수증도 같은 방법으로 보관 합니다. 발생되는 데로 보관하는 관계로 일자 별로 보면 과거 것이 밑에 있고,현재 것이 위에 있는 형태 입니다.Staples에 가면 “Posted”라는 고무인이 있는데, 회계 프로그램에 입력 후 영수증 위에 “Posted” 고무인을 찍은 후,일부 인을 찍어 두면, 언제 회계 프로그램에 입력했는지 알 수 있게 됩니다. 필요시 영수증을 찾는 방법은 회계 프로그램을 이용하여 구매 처 별로 검색하면 입력 일자를 알 수 있고,자료철은 일자의 역 순으로 되어 있으므로 빠른 시간 내에 찾을 수가 있습니다.

기타 서류 보관
비즈니스를 하다 보면 정부에서 받는 각종 서류,고객으로 부터 받는 서류 등 이 있는데 이를 체계적으로 관리하는 방법 입니다. 역시 Binding Case 에 보관 하는데,서류철 맨 앞에 명세서를 붙이는 것입니다. 우선 접수 받은 서류 위에 일부 인으로 접수 일자를 찍습니다. 발송 일자와 상관없이 언제 받았느냐 가 중요하기 때문입니다.Binding Case에 철하고,  문서 목록에 일자를 기재하고 발송 처, 서류 제목을 기재 하는 것으로 서류 관리가 끝이 납니다. 해당 서류에 대한 진행 상황 역시 낱장 노트 용지를 사용하여 기록 후 해당 서류와 같이 보관하면,시간이 지난 다음에도 해당 서류에 대한 진행 내용을 확인하기 용이 합니다.

 

보존 문서 처리
이렇게 보관된 문서 중 폐기 시기가 돌아와 폐기 할 것과, 영구 보존해야 할 것으로 구분해야 할 때가 오게 됩니다.영구 보존 문서 대장에는 폐기된 서류 총칭과, 영구 보존해야 할 주요 서류 목록과 함께 Binging Case에 보관하면 문서 관리는 끝이 납니다.

다시 정리하면, 영구문서에는 폐기된 서류 목록, 실제로 영구 보존이 필요한 서류를 보존하는 것입니다.

이러한 방법을 사용하면 문서 관리가 아주 단순해 집니다. 구매, 판매, 일반 문서 이렇게3개의 Binding Case 만 관리하면 되기 때문 입니다.
그러나 실제로는 해당 비즈니스 특성에 맞게 응용하면 될 것이라 생각 됩니다.

>>>TAS Marketing<<<